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5. 회의를 통한 의사결정과 실행

(1) 회의의 기능
이미 3부의 팀 리더십에서 회의의 중요성에 대해서는 언급한 바 있다. 하지만 조직에서 회의는 그 어떤 것보다 중요하다. 일반적으로 조직 내에서 회의의 기능은 다음과 같다.

● 커뮤니케이션: 조직이 복잡해지고 부서가 많으면 상하간의 커뮤니케이션이나 부서상호간 커뮤니케이션이 어려워 진다. 따라서 회의는 이런 장애를 극복하는 가장 좋은 기회가 된다.
● 문제의 해결: 한 부서 안에서 해결하지 못하는 문제가 함께 이야기 되면서 해결되는 경우가 많다. 이렇게 특정 문제를 해결하기 위해서는 특별히 태스크 포스 팀을 만들어 회의하는 것이 좋다.
● 새로운 아이디어: 회의를 통해 새로운 아이디어를 발견할 수 있다. 특별히 기존 사고의 박스 안에 갇혀 있다가 여러 사람이 모여 회의를 통해 전에 생각해보지 못한 새로운 아이디어를 얻게 된다. 이를 위해서는 브레인 스토밍을 하는 것도 필요하다. 브레인 스토밍이란 여러 사람이 다른 사람의 참신한 아이디어에 비판하지 않고 오히려 새로운 아이디어를 더 첨가하면서 계속 비현실적으로 보일 수도 있는 아이디어를 빌드업함으로 일반적인 상황에서는 생각하기 어려운 참신한 아이디어를 얻는 방법이다.
● 방향 조정: 각 부서가 서로 다른 방향을 가지고 일한다면 각 부서가 아무리 열심히 일한다고 해도 그 결과는 전체 조직의 관점에서는 해가 될 수 있다. 따라서 회의는 각 부서가 하는 일에 대한 방향을 서로 확인하고 조정하는 자리가 될 수 있다.

(2) 효과적인 회의를 위한 팀
좋은 조직은 잘 정리된 의제와 간단명료한 토론, 다양한 대안 준비 등으로 회의시간을 줄이고 회의 효과를 높이는 게 중요하다. 효과적인 회의가 아니라면 수백 번 회의를 해도 하지 않는 것보다 못한 경우가 있다. 나는 회의 할 때마다 회의 참석자들에게 이렇게 말한다.
“회의를 하는 것과 하지 않는 것이 동일하다면, 회의를 하지 않는 것이 낫다.”
효과적이지 않은 회의는 시간과 에너지의 낭비가 된다. 뿐만 아니라 참석자들에게는 회의에 대한 부정적인 인식만 심어주게 되고, 이어지는 회의에 계속 악영향을 미친다.

효과적인 회의를 위해서는 다음과 같은 질문을 꼭 해야만 한다.
● 이 회의는 꼭 필요한 회의인가?
● 이렇게 함께 모여서 회의를 하는 것 보다 부서 스스로 결정할 수는 없을까?
● 이런 회의 말고 더 좋은 수단은 없을까?
불필요한 회의를 하는 것은 낭비일뿐만 아니라 부정적인 학습효과를 가져다 주어, 장기적으로 조직에 해가 된다. 따라서 회의 전에 리더는 회의가 꼭 필요한지, 회의를 하지 않고 다른 방법으로 문제를 해결할 수 있는지에 대해서 깊은 생각을 할 필요가 있다.

(3) 회의 참석자를 선택하는 조건
회의에 누구를 참석시키고 누구를 빼야하는가도 매우 중요한 문제다. 다음과 같은 조건으로 참석자를 결정하는 것이 중요하다.
● 결정권을 가진 사람을 참석시킨다.: 결정권이 없는 사람들이 참석해서 어떤 일을 의결해봐야 아무런 소용이 없다.
● 회의에서 논의할 주제와 관계가 있는 사람을 참석시킨다.
회의에서 논의될 주제에 대해 강한 문제의식이 있는 사람을 참석시킨다.
● 전문가를 참석시킨다.
● 자기의 의견을 확실히 밝힐 수 있는 사람을 참석시킨다.: 회의에 참석해보면 자기의 의견을 전혀 이야기 하지 않는 사람들이 있다. 이런 사람들은 회의에 참석시킬 필요가 없다.